İdari işlerin tamamı tek yazılımda

Sorun

İdari işler her yere dağılmış

İdari işler birimi şirketin en çok tedarikçiyle, en çok belgeyle ve en çok küçük işle uğraşan birimidir. Bu işlerin çoğu hâlâ Excel dosyalarında, e-posta kutularında ve kâğıt defterlerde yürür.

Modüller

Tüm modüller

Her modül tek başına kullanılabilir; birlikte kullanıldıklarında birbirine veri verir. Ayrıntısını görmek için bir modüle tıklayın.

Sözleşme ve fatura kontrolü

Yemek, temizlik, güvenlik, servis ve araç kiralama faturalarını sözleşme fiyatı, ölçülen miktar ve kesinti maddeleriyle satır satır karşılaştıran yazılım.

İncele

Tedarikçi karnesi ve SLA

Fatura doğruluğu, SLA uyumu ve belge uyumundan hesaplanan tedarikçi karnesi; SGK, sigorta ve yetki belgelerinin süre takibi.

İncele

Bütçe ve giderleştirme

Gider kodu, konu ve lokasyon bazında idari işler bütçesi; satınalma taahhüdü, gerçekleşen ve peşin ödenen giderlerin 180/280 hesaplarıyla aylara dağıtılması.

İncele

Filo yönetimi

Kiralık ve öz mal şirket araçlarının zimmeti, kilometre kaydı, yakıt ve masrafları, trafik cezaları, lastik değişimi, sigorta ve muayene tarihleri.

İncele

Personel servisleri

Servis hatlarının araç, şoför ve saat bilgisi; muayene, koltuk sigortası, SRC ve psikoteknik gibi belgelerin süre takibi; geç ve yapılmayan seferlerin kesintiye, çalışılan günlerin servis faturasına bağlanması.

İncele

İdari talep masası

Kırtasiye, kartvizit, mobilya, mutfak, anahtar ve giriş kartı gibi idari taleplerin QR etiketinden ya da panelden alınması, atanması ve kapanana kadar takibi.

İncele

Araç havuzu

Şirketin ortak kullanım araçları için çalışan talebi, çakışmayı engelleyen araç atama, anahtar teslimi ve iade kaydı; çıkış ve dönüş kilometresi, geç iade uyarısı.

İncele

Kargo takibi

Gelen kargoların kaydı ve alıcı çalışana teslimi, isteğe bağlı e-posta bildirimi; giden kargoların takip numarası ve ücreti, kargo firması bazında maliyet.

İncele

GSM hat faturası kontrolü

Kurumsal hatların sözleşmedeki paket ücreti, kullanan çalışan ve masraf merkeziyle listesi; operatör faturasının hat bazında kontrolü: fiyat farkı, katma değerli servis, kapatılmış ya da kayıtsız hat, aşım.

İncele

Satınalma ve teklif karşılaştırma

İdari satınalma taleplerinin talepten faturaya takibi; tekliflerin tutar, teslim süresi ve ödeme koşuluyla karşılaştırılması; eşik tutarın üstünde en az üç teklif kuralı ve en düşük seçilmediğinde gerekçe.

İncele

Mutemet, taksi ve küçük harcamalar

Mutemede verilen avansın takibi; taksi, yemek, kargo, kırtasiye gibi küçük harcamaların belgesiyle girilmesi, uyarılarla onaylanması, mahsubu ve muhasebe dökümü; taksi güzergâh raporu.

İncele

Depo ve sarf malzeme

Kırtasiye, temizlik, mutfak, ikram, yedek parça ve KKD malzemelerinin depo bazında stoku; alım fiyatıyla giriş, kullanım çıkışı, depolar arası transfer, toplu depo sayımı, kritik stok uyarısı ve aylık kullanım maliyeti.

İncele

Seyahat ve vize

Seyahat talebi ve yönetici onayı, bilet ve otel organizasyonu, dövizli maliyetlerin TCMB kuruyla TL'ye çevrilmesi, seyahat avansı, vize başvuru durumu ve çalışanların pasaport ve vize geçerlilik süreleri.

İncele

Toplantı odası ve ikram

Toplantı odalarının kapasite ve donanımıyla rezervasyonu, çakışma ve kapasite kontrolü; ikram menüsünden toplantıya sipariş, hazırlık süresi kontrolü, sipariş durumu ve aylık ikram maliyeti.

İncele

Etkinlik ve organizasyon

Yıl sonu yemeği, eğitim, lansman, fuar ve kutlama gibi kurumsal etkinliklerin bütçesi, planlanan ve gerçekleşen maliyet kalemleri, yapılacaklar listesi, ikram siparişleri ve oda rezervasyonları tek sayfada.

İncele

Ziyaretçi kaydı

Ziyaretin önceden kaydı, girişte kart ve plaka, çıkış; kimlik numarası alınmadan, aydınlatma metni verilmeden giriş yapılmadan, kimlik bilgileri 1 yıl sonra kendiliğinden silinerek.

İncele

Muhaberat (gelen-giden evrak)

Noter, mahkeme, icra, vergi dairesi, SGK, kamu kurumları ve şirketlerden gelen evrakın sıralı kaydı, taranmış kopyası, ilgili kişiye teslimi; ihtarname ve ödeme emri gibi süreli evrakın son gün takibi; giden evrak ve gizli evrak.

İncele

Güvenlik vardiyası ve QR giriş-çıkış

Güvenlik noktaları ve vardiyaları, görevliler ve özel güvenlik kimlik kartı süreleri, aylık vardiya planı, noktadaki QR etiketiyle vardiya giriş-çıkışı ve geç kalma takibi, eksik planlanan vardiya uyarısı, gelmeyen görevli için sözleşme kesintisi ve personel-gün ölçümüyle güvenlik faturası kontrolü.

İncele

Bakım ve arıza (QR)

Ekipmanların periyodik bakım cetveli, bakım kayıtları ve çalışanın QR etiketini okutarak giriş yapmadan arıza bildirdiği, SLA'ya göre takip edilen arıza süreci.

İncele

Demirbaş, zimmet ve sayım

Demirbaşların kartı ve hareket geçmişi, çalışana zimmet ve iade, lokasyonlar arası transfer, QR etiket ve telefon kamerasıyla yerinde sayım; eksik ve yanlış yerdekiler raporu.

İncele

Enerji ve su

Lokasyon ve sayaç bazında elektrik, doğalgaz ve su okumaları, aylık tüketim ve maliyet tablosu, geçen yılın aynı ayına göre tüketim artışı uyarısı.

İncele

Lokasyon kıyaslama

Ofis, fabrika ve şubelerin kira, enerji, temizlik, güvenlik ve yemek giderlerini metrekare ve çalışan başına çevirip ortancadan sapanları gösteren kıyaslama.

İncele

Muhasebe aktarımı

Onaylanan faturalar ve aylık giderleştirmeler için Tekdüzen Hesap Planı'na uygun yevmiye fişi dosyası: 770, 191, 320, 360, 180, 280 hesapları, dövizli satırlar, cari kodlar.

İncele

Yaklaşan tarihler ve rutin işler

Sözleşme bitişi, kira ödemesi, araç muayenesi ve sigortası, bakım, tedarikçi ve şoför belgeleri, süreli evrak, pasaport ve vize: tüm hatırlatmalar tek listede. Aylık ve periyodik rutin işlerin ay ay tamamlanma takibi.

İncele

Kurgusal örnek

465 çalışanlı bir fabrikanın Eylül faturaları

Kurgusal bir sanayi şirketi. Yemekten servise, güvenlikten GSM hatlarına 8 tedarikçinin Eylül faturası, sözleşme ve sahadaki kayıtlarla karşılaştırıldığında:

Firma, tedarikçi ve rakamlar kurgusaldır; yazılımın nasıl hesapladığını göstermek içindir. Gerçek bir müşteri sonucu ya da sektör ortalaması değildir. KDV hariç.

Ayrıntılar

Farkı ayrıntılar yaratır

İdari işlerde yıllarca Excel'le yapılan kontrollerden çıkan kurallar. Hepsi uygulamada çalışıyor.

• Ay ortasında başlayan zam, zamdan önceki günlere uygulanmaz
• Aylık minimum garanti, yarım ay faturada gün oranıyla küçülür
• Fark, “fazla miktar” ve “yüksek fiyat” diye iki parçaya ayrılır
• Sözleşmedeki kesinti maddesi olayla birlikte faturada aranır
• Dövizli faturada TCMB kuru her iş günü otomatik alınır
• E-fatura XML satırı sözleşme kalemine kendiliğinden eşlenir
• Excel yüklemesi önce denenir; tek hatalı satırda hiçbiri kaydedilmez
• Yanlış Excel yüklemesi tek tıkla geri alınır
• Tutara göre onay adımları: eşik üstü fatura bir üst onaya gider
• Siparişi verilmiş ama faturası gelmemiş tutar bütçede taahhüt olarak görünür
• Yıllık peşin ödenen gider aylara dağılır; 180 ve 280 ayrı izlenir
• Muhasebe fişi dengesizse ya da gider kodu eksikse dosyaya girmez
• Aynı fatura iki kez muhasebeye aktarılmaz
• Servis aracının muayenesi ve şoförün SRC belgesi dolmadan hatırlatılır
• Geç servis kaydı sözleşmedeki kesintiye kendiliğinden düşer
• Trafik cezasının sorumlusu olay tarihindeki zimmetten bulunur
• %25 indirimli ceza ödemesinin son günü hatırlatılır
• Kiralık araçta km aşımı faturası okunan km ile karşılaştırılır
• Erken yapılan bakım cetveli kaydırmaz
• Bakım firmasının faturası, yapılan bakım sayısıyla kontrol edilir
• QR ile arıza bildirmek için giriş gerekmez
• Aynı QR etiketinden arıza da, idari talep de açılır
• Havuz aracı aynı saate iki kişiye verilemez
• Kapatılmış GSM hattı faturalanırsa yakalanır
• Noter ihtarnamesinin cevap süresi kaçmaz
• Gelmeyen güvenlik görevlisi faturadan kesintiye düşer
• En ucuz teklif seçilmediyse gerekçe istenir
• Ziyaretçiden kimlik numarası alınmaz; kayıt 1 yıl sonra silinir
• Gelen kargo 3 günü geçince öne çıkar
• Arıza açılınca SLA hedefi sözleşmeden hesaplanır
• SLA aşımı, kesinti maddesi varsa faturaya yansır
• Tedarikçi belgesinin süresi dolmadan hatırlatılır
• Bir demirbaş aynı anda tek kişide zimmetli olabilir
• Sayımda yanlış yerdeki demirbaşlar topluca düzeltilir
• Geçen yılın aynı ayına göre artan enerji tüketimi işaretlenir
• Lokasyonlar m² ve çalışan başına, ortancaya göre kıyaslanır
• Arıza bildirenin iletişim bilgisi 180 gün sonra kendiliğinden silinir
• Ayrılan çalışanın kimliği silinir, zimmet ve masraf kaydı kimliksiz kalır
• Toplantı odası aynı saate iki kez verilemez, kapasite aşılamaz
• Seyahat maliyeti dövizli girilir, TL karşılığı o günün TCMB kuruyla sabitlenir
• Pasaport ve vize bitişi yaklaşan tarihlere düşer
• Etkinlikte planlanan ve gerçekleşen maliyet yan yana izlenir
• Sarf malzeme minimum stokun altına inince kritik görünür
• Depolar arası transferde stok kaynakta düşer, hedefte artar
• Kimin neyi ne zaman değiştirdiği işlem kaydında durur
• Tüm veriniz tek ZIP olarak her zaman indirilebilir

Kimler için

İdari işler birimi olan her kurum

• Üretim tesisleriÜç vardiya, yüzlerce öğün, onlarca servis aracı. Faturalar da o kadar kalabalık.
• Plaza ve ofislerKiralık katlar, ortak alan giderleri, hibrit çalışan kadro. Maliyet metrekareye ve kişiye yayılmış.
• Hastaneler7/24 hizmet, hasta ve personel yemeği, sıkı hijyen kuralları, kesintisiz çalışması gereken ekipman.
• Lojistik ve depolarGeniş saha, çok vardiya, araç ve ekipman yoğun. Giderler de dağınık.
• Perakende zincirleriOnlarca şube, her birinde aynı hizmetler. Aynı işin farklı fiyatı.
• Holdingler ve grup şirketleriHer şirketin kendi idari işleri, kendi tedarikçisi, kendi Excel'i. Grup ise bütünü görmek istiyor.
• Bankalar ve finansYüzlerce şube, her birinde aynı hizmetler. Fark şube şube çıkar.
• Sigorta ve katılım şirketleriGenel müdürlük, bölge ofisleri, eksper araçları ve yoğun evrak trafiği.
• Teknoloji ve yazılım şirketleriHızlı büyüyen ekip, sürekli el değiştiren dizüstüler, sık etkinlik.
• Çağrı merkezleriYüzlerce temsilci, gece-gündüz vardiya. Öğün ve sefer sayısı her gün değişir.
• Oteller ve turizm7/24 çalışan ekipman, yüksek enerji gideri ve çok sayıda dış hizmet.
• Okullar ve üniversitelerGeniş kampüs, çok sayıda bina, dönemlere göre değişen yoğunluk.
• Belediye iştirakleri ve kamu kurumlarıHizmet alımı sözleşmeleri, büyük araç filosu ve yoğun resmi yazışma.
• Enerji ve altyapı şirketleriDağınık saha lokasyonları, uzun yol yapan araçlar ve 7/24 güvenlik.
• Gıda ve içecek üreticileriSıkı hijyen kuralları, çok vardiya, sezona göre değişen kişi sayısı.
• İlaç ve kimyaDenetime açık tesis, kayıt zorunluluğu ve sıkı giriş kontrolü.
• Otomotiv ve yan sanayiOnlarca servis hattı, üç vardiya yemek, yoğun KKD tüketimi.
• Medya ve ajanslarSık seyahat, çok sayıda etkinlik ve hızla değişen ekip.
• AVM ve iş merkezi yönetimleriGeniş ortak alanlar, sürekli açık tesis, kalabalık ziyaretçi.
• Vakıflar ve derneklerSınırlı bütçe, hesap verebilirlik ihtiyacı, sık etkinlik.
• Telekomünikasyon şirketleriSahada dolaşan ekipler, çok sayıda bölge ofisi ve el değiştiren cihazlar.